English for Congress. La terminologia congressuale: visita virtuale alla sede dell’evento - Parte II

Viaggio nella terminologia congressuale, dalle definizioni dei vari tipi di “aggregazione” a una disamina della terminologia specifica, dalla prima convocazione dell’evento, alla sua articolazione e svolgimento, termine e follow-up. Rilevanza e impiego della lingua inglese afferente gli eventi internazionali e non, per specificare tipologie, fasi, luoghi, attori e tempi degli eventi stessi.

Cristina Dodich - Traduttrice e Interprete freelance, Associata ANITI

Tralasciando la disamina dei vari tipi di evento oggetto della Parte I di questo viaggio nella terminologia congressuale, vorrei ora tentare una sorta di bird’s eye view, una visita virtuale alla sede di quello che potrebbe essere un evento “tipo”.

Farei tuttavia una premessa in merito ad alcuni termini riguardanti la fase preparatoria dell’evento stesso, senza però volutamente entrare in un’analisi dettagliata della sua preparazione da parte di PCO (Professional Congress Organiser) 1 o MP (Meeting Planner) 2.

A monte di tutta l’organizzazione di un evento c’è uno Scientific Committee, il ‘Comitato Scientifico’, un insieme di persone che decide l’orientamento e il tema (o i temi) dell’evento, supervisionandone e coordinandone lo scientific programme (o anche technical programme), il ‘programma tecnico e scientifico’, appunto. Qualora la portata dell’evento sia di vaste proporzioni, alcuni membri dello Scientific Committee vanno a formare lo Steering Committee, il ‘Comitato Direttivo o di Coordinamento’, vale a dire quel comitato che decide le regole e le “politiche” di un incontro o di una serie di incontri facenti parte di un ambito di più ampia portata.

È proprio lo Scientific Committee oppure lo Steering Committee a effettuare il primo annuncio dell’evento congressuale, ossia il First Call and Announcement, oppure First Announcement and Call for Papers. Tale annuncio, volto a raggiungere il pubblico e, ovviamente, i relatori interessati o toccati dal tema e dagli argomenti dell’evento, può essere effettuato nei modi più svariati: dalla forma scritta e privata, all’inserimento di pagine pubblicitarie nella stampa dedicata e “tecnica” o nei proceedings 3 di una precedente edizione dell’evento stesso o di un evento correlato, oppure in “viva voce” da parte del Chairman o di un altro rappresentante dello Scientific o Steering Committee, sempre nel corso in un evento correlato per tema o edizione. È sempre questo stesso committee a individuare, a volte avvalendosi anche del supporto del PCO o dell’MP prescelto, gli speaker, i ‘relatori’, i discussion leader o moderator, i ‘moderatori’, i session chairman, i ‘presidenti di sessione’, la location o site o destination congressuale, nonché la sua venue. Vale qui la pena di fare una brevissima precisazione in merito alla differenza tra location o site o destination e venue. In particolare, location consiste in «a place where something is or could be located», site in «the place or setting of something», mentre destination «the place to which one is going or directed» 4. Questi tre termini sono solitamente impiegati come sinonimi: site, quello più generico, è anche il meno usato, location, che suggerisce l’idea di un accadimento particolare, è quello più impiegato dal punto di vista “tecnico”, mentre destination suggerisce l’idea dello spostamento e del convergere delle persone in un determinato luogo. Per “location congressuale” si intendono il Paese e la città prescelti per lo svolgimento dell’evento. Passiamo ora a venue che viene definita «the scene or setting in which something takes place» oppure «a place for large gatherings […]» 5, nonché «a place where events of a specific type are held» 6. In questo caso, si intende il luogo fisico e più specifico nel quale l’evento viene tenuto, identificabile in una sede storica, fieristica o congressuale, alberghiera o di altro tipo presso la quale tutte le persone interessate dovranno convergere 7. Facciamo ora un passo indietro per tornare al primo annuncio dell’evento, e in particolare al Call for Papers. Il significato è perfettamente intuibile dal phrasal verb “call for”, ‘richiedere’, che indica infatti una “richiesta di relazioni” ai relatori. Questi dovranno al più presto presentare un abstract 8 del paper che intendono presentare in sede congressuale, vale a dire un ‘riassunto’ di quanto andranno a esporre 9. Il Comitato Scientifico o di Coordinamento dovrà inoltre prevedere un Social Programme, ‘Programma Sociale’ e l’Accompanying People Programme, il ‘Programma per gli Accompagnatori’, solitamente i familiari. Il Social Programme prevede solitamente un Gala Dinner, la ‘cena di gala’, oltre a un altro evento la cui comprensione possa andare oltre il limite linguistico dei partecipanti come un Gala Concert, ‘concerto di gala’ oppure un ballet 10. Il Programma Sociale può avere tuttavia inizio con un incontro informale che precede l’apertura ufficiale del congresso o della conferenza. Si possono avere in questo caso un welcome party, una ‘festa di apertura’ dell’evento, un welcome buffet, un ‘buffet di benvenuto’, un welcome cocktail, un ‘cocktail di benvenuto’, o più semplicemente un welcome coffee, un ‘caffè di benvenuto’. Il Programma Sociale può altresì prevedere una competizione sportiva aperta a tutti i partecipanti che può svolgersi immediatamente prima o alla chiusura dell’evento.

Per quanto riguarda l’Accompanying People Programme, questo consiste per lo più in guided tours, ‘visite guidate’, ed excursions, ‘gite’ o ‘escursioni’, tutte alla scoperta di luoghi e “tesori” particolari della città sede dell’evento, oppure, nel caso delle escursioni, di città o luoghi importanti dal punto di vista storico, artistico o altro, poco distanti e facilmente raggiungibili.

Facciamo a questo punto ingresso nella sede congressuale che sarà aperta, nel caso di un evento di studio o di un tema particolare, alle sole persone invitate. Queste saranno per lo più definite delegates 11 e, una volta varcato l’ingresso della sede congressuale, si recheranno ai registration desk, i ‘banchi di registrazione e iscrizione’. Qui essi dovranno perfezionare pagamento e registrazione, qualora i loro casi siano pending, ‘in sospeso’, e riceveranno tutte le informazioni relative al loro “soggiorno congressuale”, vale a dire una pianta della sede congressuale, tutte le informazioni “scientifiche e tecniche” generali e personali, una serie di voucher 12, ‘buono, tagliando,’ per tutti i coffee break 13 e lunch 14 previsti per la durata della loro permanenza in sede, gli invitation to the Gala Dinner and to the Gala Concert o Ballet (a seconda del caso), nonché uno special gift, un ‘regalo’ previsto dal Comitato Scientifico e predisposto dal personale prescelto dal PCO. Tutto ciò viene a formare il conference kit che di solito consiste in una borsa con il logo dell’evento che il congressista porterà con sé per tutta la durata dell’evento stesso. Al delegate viene inoltre consegnato un badge, una sorta di ‘cartellino nominativo’ dotato di una clip, che egli dovrà appuntare ben visibile al vestiario per avere accesso alle varie zone della sede congressuale.

Vorrei fare qui una brevissima digressione linguistica sul termine early bird tipico della terminologia congressuale avendo più sopra accennato ai pending cases a proposito delle registrazioni dei delegati. L’associazione sintagmatica early bird indica una persona che arriva presto, prima degli altri, e deriva dal proverbio the early bird catches the worm 15. Gli early bird nella terminologia congressuale vengono però a indicare gli early booking, vale a dire quelle ‘prenotazioni che, se fatte per tempo, garantiscono sconti più o meno forti sulla quota di partecipazione’.

Ma torniamo alla sede congressuale. Qualora l’evento sia aperto anche ai visitors, i ‘visitatori’, e qualora la sede congressuale preveda una parte espositiva, exhibition area, allora lo “spazio di foyer” 16 antistante l’accesso dovrà prevedere appositi visitors’ desks ed exhibitors’ desks, anch’essi con modalità specifiche di registrazione e distribuzione kit congressuali.

Una volta lasciato lo spazio di foyer, il congressista dovrà orientarsi seguendo le indicazioni fornitegli ai desk e seguendo le floor plans, vale a dire le piante 17 che gli indicheranno con esattezza tutte le zone congressuali specificando con richiami le loro funzioni. Il delegate si troverà dapprima ad attraversare un eventuale spazio espositivo - laddove questo sia effettivamente previsto 18 - per poi scoprire dove si trovano tutte quelle strutture interne che sono di suo immediato interesse. Prima fra tutte, occorre citare il cloakroom, vale a dire il ‘guardaroba’, il luogo dove potere depositare i propri effetti personali non necessari durante la permanenza in sede. Questo compound, entrato in uso dalla metà del XIX secolo, risulta oramai obsoleto per uso e riferimento nell’inglese moderno: esso è composto dai due termini cloak, ‘mantello’, e room, ‘spazio’ 19. Non venisse in mente a nessun neofita l’idea di utilizzare il più orecchiabile wardrobe 20, in quanto questo termine può sì riferirsi a uno spazio o a un armadietto dove viene tenuto il vestiario, ma può anche indicare tutto il vestiario posseduto da una persona, se non addirittura l’insieme degli abiti e degli accessori teatrali per una rappresentazione. Il termine cloakroom 21 indica invece «a room in which outdoor clothing may be placed during one’s stay», vale a dire ‘una stanza nella quale vengono lasciati gli indumenti usati all’aperto 22 durante la propria permanenza’.

Il congressista dovrà altresì cercare il suo luogo specifico di riferimento. Nel caso si tratti di uno speaker, ossia come già detto un ‘relatore’, egli dovrà trovare la propria conference hall o conference room, ‘sala conferenze’, di riferimento. Ciò accadrà anche nel caso in cui un panelist 23 debba partecipare a una panel session, ‘discussione su un argomento specifico di fronte a un pubblico’ 24, della quale fanno parte persone aventi il ruolo di advisors, vale a dire nella posizione di emettere pareri eminenti e specifici. Questi panelist vanno appunto a costituire un panel 25, ossia in un gruppo di persone che si riuniscono per discutere e/o pianificare in merito a un argomento specifico 26.

Qualora questa persona debba invece presentare il proprio poster 27, sarà allora necessario individuare la poster session area nella quale egli dovrà essere presente per relazionare.

La persona che accede alla sede congressuale può essere, come accennato più sopra, anche un exhibitor, un ‘espositore’. All’interno della exhibition area, questi dovrà cercare il proprio stand 28, letteralmente una ‘struttura atta a esporre merce in vendita’, ma forse più facilmente traducibile con ‘spazio espositivo’. Questo termine, ampiamente usato anche nella lingua italiana, è sinonimo di booth che potrebbe essere definito come una ‘piccola area, solitamente circondata da pareti atte a garantire la privacy ai suoi occupanti temporanei’, nella fattispecie gli espositori e i loro ospiti.

Questa sorta di “volo a planare” sull’interno di una ipotetica sede congressuale si conclude qui volutamente su quegli spazi che potremmo definire più “scientificamente e tecnicamente necessari” a chi partecipa a un evento congressuale.

Vorrei tuttavia specificare che la disamina tentata in questa serie di articoli non vuole essere una analisi della preparazione e predisposizione tecnica di un evento congressuale, quanto piuttosto un’indagine più strettamente linguistica, come si è già detto, della terminologia in uso in questo settore. Molti argomenti non sono stati ancora presi in considerazione, sempre dal punto di vista linguistico: non sono stati ad esempio toccati altri spazi di pertinenza dello “spazio congressuale”, né si è fatto alcun accenno al personale o alle aziende interessati da tutta la “macchina congressuale” propriamente detta. Lo studio di questo articolato ambito è pertanto rimandato ai prossimi numeri.

Bibliografia

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Corso di Approfondimento in English for Contract & Company Law, ENGLISHfor, Roma, maggio-giugno 2008.

Corso per “Organizzatore Congressuale”, PHSK Professional Housekeeping, Milano 15-16 aprile 2010.

L’Assistente Congressuale - Corso Propedeutico di Introduzione all’Accoglienza e Assistenza Ospiti in Ambito Congressuale con Workshop in Lingua Inglese sulla Terminologia Congressuale, Event’s Production, Studio Cristina Dodich, ENGLISHfor s.r.l., Ravenna, 23-24 gennaio 2009.

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