English for Congress. La terminologia congressuale: addetti, funzioni e technical devices - Parte III

Viaggio nella terminologia congressuale, dalle definizioni dei vari tipi di “aggregazione” a una disamina della terminologia specifica, dalla prima convocazione dell’evento, alla sua articolazione e svolgimento, termine e follow-up. Rilevanza e impiego della lingua inglese afferente gli eventi internazionali e non, per specificare tipologie, fasi, luoghi, attori e tempi degli eventi stessi.

Cristina Dodich - Traduttrice e Interprete freelance, Associata ANITI

Nelle due precedenti trattazioni, erano state esaminate dal punto di vista linguistico le varie tipologie di eventi (Parte I) e la distribuzione fisica e logistica di un evento “tipo” (Parte II). Si erano tuttavia già evidenziati termini afferenti anche l’aspetto “umano”, vale a dire concernenti le persone coinvolte nella sfera congressuale, quali PCO, Meeting Planner, Steering Committee, Scientific Committee, delegate, speaker, discussion leader, moderator, panelist, accompanying people, exhibitor, … [1]. Tutte queste persone appartengono alla macchina congressuale da un punto di vista logistico-organizzativo, oppure in qualità di attendee, vale a dire «a person who is present on a given occasion or at a given place <attendees at a convention>» [2]. Tuttavia, occorre non tralasciare anche il personale “addetto”, operativo durante lo svolgimento di un qualsiasi momento congressuale. Ognuno di noi ha sicuramente sentito il termine hostess, afferente a tutte quelle persone, prevalentemente ragazze in età universitaria o comunque giovani e di bella presenza, cui vengono assegnati compiti specifici in seno all’evento. Nell’immaginario collettivo, tale termine richiama tuttavia in prima battuta l’«assistente addetta al servizio dei passeggeri sugli aerei di linea o anche, più genericamente, su altri mezzi di trasporto terrestre o navale» [3], anche perché è in questa accezione che il termine è entrato in uso nella lingua italiana intorno agli anni Cinquanta [4]. In qualità di femminile di host, esso sta a indicare una persona che riceve oppure intrattiene gli ospiti da un punto di vista commerciale, sociale o ufficiale [5], e come tale è entrato a far parte della terminologia congressuale specifica. Nella sua accezione maschile, indica invece

«[…] l’ospite, il padrone di casa, ovverosia l’associazione, l’azienda, la città, il Paese o qualsiasi di questi, che invita i promotori di un congresso a farlo svolgere in quella destinazione. Frequente l’espressione di host Country» [6].

Negli ultimi anni, a prestare servizio in ambito congressuale sono entrate anche le figure maschili con i bodyguard, vale a dire gli ‘addetti alla sicurezza o al servizio controllo’, ma anche con gli steward [7]. Anche questo termine, di largo impiego nella lingua italiana sin dagli anni Cinquanta così come hostess, è derivato in prima battuta dall’assistenza aerea e a bordo di altri mezzi di trasporto pubblico. Conseguentemente alla contemporanea presenza di figure maschili e femminili [8], ma anche sulla scia di quel “lifting terminologico” oramai tipico dei nostri tempi, per accennare al personale di servizio si è venuto a insinuare anche il termine, sicuramente più specifico ed elegante oltreché meno equivoco, congress assistant, ‘assistente congressuale’. Questi congress assistant vengono convocati sulla base di necessità specifiche da agenzie incaricate, su richiesta degli organizzatori e, prima dell’inizio dei lavori, ricevono le necessarie informazioni e istruzioni nel corso di un briefing, «a meeting to give out final instructions or necessary information» [9], vale a dire una riunione informativa nel corso della quale vengono fornite precise informazioni e istruzioni circa un evento e/o un compito da svolgere. Il termine briefing deriva dall’aggettivo brief, ‘breve’, a sua volta derivato dal francese bref [10]. In esso è implicito il carattere di essenzialità, dal momento che in un ristretto lasso di tempo deve necessariamente fornire istruzioni e informazioni quanto più precise possibile. A tal proposito, il Merriam-Webster Online Dictionary definisce il briefing come «an act or instance of giving precise instructions or essential information» [11]. Nel corso del briefing, a ogni assistente viene appunto assegnato un compito particolare. C’è chi viene assegnato ai registration desks, chi agli eventuali stand di exhibitor, chi ai cloakroom [12], chi ai punti di informazione turistica e/o concernente il social programme, chi alle conference room, chi al restaurant, oppure ad altri punti ritenuti di valenza particolare a seconda del tipo e delle necessità dell’evento. L’assistente incaricato di fornire informazioni soprattutto inerenti il social programme può essere assegnato in sostegno al tour operator che laddove presente avrà un proprio desk accanto a quelli di registrazione delegati, e che sarà responsabile delle excursion e/o guided tour, nonché degli shuttle transfer previsti dal conference programme e dal social programme. Definito come «person or company that provides package holidays» [13], il tour operator, traducibile come ‘operatore turistico’ (sebbene anche in italiano prevalga la terminologia inglese), è appunto un’organizzazione esterna che normalmente organizza viaggi e pacchetti turistici [14] e che nello specifico congressuale è appunto incaricata dell’organizzazione dei trasferimenti dei delegate e delle accompanying people [15], siano essi sotto forma di transfer, ‘trasferimento’ che può ad esempio avvenire tra la venue congressuale e i principali nodi di collegamento [16], oppure tra la venue e gli hotel dove i delegate pernottano, o ancora tra gli hotel e le sedi dedicate ai vari welcome e gala events [17] o altro momento di incontro sociale e non prettamente afferente alle tematiche congressuali. Si parla in tal caso di shuttle transfer, quello che in italiano potremmo definire un ‘servizio navetta’, in quanto nella land transportation il termine shuttle indica appunto «A public transport system operating at frequent intervals on a short, (mostly) non-stop route between two places» [18].

Ancora, l’assistente può essere assegnato alla conference room o conference hall, la ‘sala conferenze’ nella quale si tengono le session, ‘sessioni di lavoro’. Avrà di conseguenza una serie di compiti piuttosto importanti da svolgere, tra cui l’access control, qualora non vi siano attrezzature tecnologiche predisposte in merito, che viene effettuato attraverso un controllo visivo dei badge di chi accede alla sala conferenze. Nel caso in sala sia prevista una live translation, la ‘traduzione simultanea’ dei lavori, allora l’assistente dovrà anche coadiuvare i tecnici nella distribuzione di translation receivers and headsets, vale a dire delle ‘cuffiette’ e dei ‘ricevitori’ che i partecipanti “settano” sul canale indicato e corrispondente alla lingua da essi parlata o prescelta per l’ascolto. Precedentemente a quanto già indicato, l’assistente avrà predisposto il conference room table, posizionando, una volta verificato il corretto funzionamento dei conference table microphones [19], sulla base delle indicazioni del Session Chairman, i name plate holders, i ‘cavalieri’ con i nomi degli speaker. Si sarà inoltre informato in merito agli eventuali question time, gli ‘spazi dedicati alle domande’ previsti e alle modalità di intervento da parte degli astanti, vale a dire mediante wireless hand microphone, quello che in gergo viene comunemente definito ‘microfono gelato’, oppure mediante ascesa al podium, il ‘podio’ a lato del conference room table, sul dais, la ‘pedana rialzata’ della sala[20]. Avrà verificato, interfacciandosi con gli on-site technician, che tutti gli speaker abbiano controllato con gli stessi il materiale informatico di supporto per il loro speech, ‘intervento’, il che oramai avviene solitamente mediante USB flash drive, le ‘chiavette USB’. Durante lo svolgimento dei lavori, senza mai distogliere l’attenzione da tutto quanto avviene in sala, l’assistente dovrà altresì verificare che dalle loro booth, le ‘cabine di traduzione’ gli interpreti non mandino segnali di aiuto [21].

Diverso ruolo ha chi viene assegnato al restaurant, soprattutto in occasione del gala dinner. Solitamente, si tratta per lo più di un controllo accessi mediante il ritiro dei gala dinner invitation, gli ‘inviti alla cena di gala’. Più di rado, si richiederà all’assistente di fare annunci, oppure di coadiuvare il caterer, o il responsabile della catering company. Il termine catering è particolarmente interessante, in quanto tutte le sfumature dei suoi significati aiutano a comprendere l’importanza di questa funzione in seno all’evento congressuale. The Free Dictionary by Farlex, dizionario on line, alla voce “catering” propone le seguenti definizioni:

«v.intr. 1. To provide food or entertainment. 2. To be particularly attentive or solicitous; minister: […]

v.tr. 1. To provide food service for. 2. To attend to the wants or needs of.» [22]

Si comprende come non si tratti della semplice “somministrazione di cibo”, in quanto questa deve avvenire in “maniera molto attenta”, facendo attenzione ai “desideri” oppure alle “necessità” di chi si ha di fronte. In effetti, il caterer deve fare molta attenzione alle esigenze dei partecipanti al convegno i quali possono avere specific dietary or religious needs oppure food allergies, vale a dire ‘necessità dietetiche o religiose specifiche’.

Tuttavia, le scelte in materia di cibi e pietanze, le modalità di presentazione e di servizio delle stesse appartengono non tanto alla sfera congressuale prettamente detta, quando piuttosto al settore dell’enogastronomia, dunque a un ambito totalmente diverso, con il quale l’assistente congressuale non ha più nulla a che fare …

A questo punto, l’evento congressuale è nel pieno del suo svolgimento: la disposizione e l’organizzazione logistica stanno funzionando, operators e attendants stanno espletando le loro funzioni, delegates, exhibitors ed eventuali visitors hanno ricevuto tutte le informazioni necessarie e si sono recati ai loro punti di interesse. La macchina congressuale, una vera e propria “città” ricreata, funzionerà per qualche giorno. Poi, a chiusura lavori, sarà compito di organiser e PCO o Meeting Planner verificarne esiti e ricadute nella fase di follow-up.

In questo viaggio nella terminologia congressuale che qui si conclude, il mio intento era quello di dare un’idea generica dell’evento dal punto di vista linguistico. La scelta terminologica effettuata non ha pertanto tenuto intenzionalmente conto dei vari settori di appartenenza degli eventi (tecnico, tecnologico, commerciale, medico, erudito, sociale o altro) ed è stata volutamente limitata nell’intento esemplificativo di un mondo fatto di arte, tecniche e parole davvero a sé stante.

Bibliografia

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L’Assistente Congressuale - Corso Propedeutico di Introduzione all’Accoglienza e Assistenza Ospiti in Ambito Congressuale con Workshop in Lingua Inglese sulla Terminologia Congressuale, Event’s Production, Studio Cristina Dodich, ENGLISHfor s.r.l., Ravenna, 23-24 gennaio 2009.

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